W kancelarii dostęp do akt i korespondencji powinien wynikać z udziału w konkretnej sprawie. Praca poza biurem oraz współpraca z zewnętrznymi ekspertami utrudniają kontrolę nad kopiami dokumentów i linkami udostępniania. Sprawdzamy uzgodnione sposoby udostępniania dokumentów i odbierania dostępu.
Akta spraw i współdzielenie plików
Zaczynamy od sposobu przechowywania dokumentów: katalogów sieciowych, aplikacji kancelaryjnej lub chmury. Sprawdzamy wybrane uprawnienia, konta gości i linki dostępne poza zespołem. Ustalamy, kto zatwierdza dostęp do sprawy, na jak długo i jak można go odwołać.
Jeśli kancelaria korzysta z OneDrive, SharePoint lub Teams, odpowiednim zakresem może być przegląd Microsoft 365. Konfigurację dobieramy do używanych licencji i sposobu współpracy; nie zakładamy, że każdy dokument wymaga tego samego grona odbiorców.
Laptopy poza kancelarią
Na urządzeniach przenośnych sprawdzamy aktualizacje, blokowanie dostępu oraz szyfrowanie dysków. Równie ważne jest bezpieczne przechowywanie kluczy odzyskiwania i wskazanie osoby, która może ich użyć. Ochronę komputerów łączymy z zasadami reakcji na zagubienie sprzętu i dostępem zdalnym.
Zakończenie współpracy bez pozostawionych dostępów
Odebranie konta pocztowego nie musi usuwać linków do plików, dostępu do aplikacji czy aktywnych sesji. Przeglądamy uzgodnione sposoby udostępniania i przygotowujemy listę czynności na zakończenie współpracy. Obejmuje ona także współpracowników zewnętrznych oraz konta dostawców obsługi IT.
Poufność podczas przeglądu
Do ustalenia zakresu wystarczy opis systemów i ról, bez przesyłania akt spraw. Dostęp do środowiska ograniczamy do czynności potrzebnych w projekcie. Uzgadniamy sposób dokumentowania ustaleń i grono odbiorców raportu, tak aby nie rozpowszechniać treści dokumentów bez potrzeby.
Wyniki mogą wskazać zmiany uprawnień, ustawień udostępniania lub konfiguracji urządzeń. Decyzje o zasadach przechowywania i udostępniania akt podejmuje kancelaria; przegląd techniczny nie zastępuje jej oceny obowiązków zawodowych i prawnych.
Przygotowanie spotkania
Podaj liczbę użytkowników, miejsca przechowywania plików i sposób pracy z osobami spoza kancelarii. Wskaż administratora oraz osobę zatwierdzającą dostęp do systemów. Ustalmy zakres kontroli poufności dokumentów i firmowych urządzeń.
Najczęstsze pytania
Czy musimy udostępnić treść akt?
Nie jest potrzebna do pierwszej rozmowy. Zakres dostępu podczas przeglądu ustalamy osobno i ograniczamy do informacji niezbędnych do uzgodnionych kontroli.
Czy można ograniczyć dostęp zewnętrznego współpracownika tylko do jednej sprawy?
Sprawdzamy możliwości używanej aplikacji i sposób udostępniania. Celem jest przyznanie potrzebnych uprawnień oraz ustalenie terminu i sposobu ich odebrania.